Unser Kunde, der Arbeiter-Samariter-Bund Wien, ist zur Verstärkung für den Fachbereich “Ausbildungszentrum Wien – Team Fortbildung” auf der Suche nach eine:m
Mitarbeiter (all genders) in der Administration ab sofort | 37 Stunden/Woche
Aufgaben
Du bringst mit
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, auch bei wiederkehrenden Tätigkeiten
Ausgeprägte Kund:innen- und Serviceorientierung sowie Organisationsgeschick
Ausgezeichnete Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel und Word
Genauigkeit, Verlässlichkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Kund:innen, Teilnehmer:innen und Trainer:innen
Von Vorteil
Interesse an Aus- und Fortbildung sowie an medizinischen Themen
Anforderungsprofil
Dein Aufgabenbereich
Einhaltung der Informationswege
Bearbeitung von Anfragen, Administration der Anmeldungen und Begleitung der Kund:innen durch den Anmeldeprozess
Pflege der Schulungsdatenbank sowie Einholung, Kontrolle und digitale Ablage erforderlicher Dokumente
Erstellung von Anmelde- und Antrittsbestätigungen sowie weiterer Dokumente für Finanzamt, WAFF, AMS und andere Behörden
Vorbereitung administrativer Kursunterlagen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kursen und Prüfungen
Kursbesetzung, Suche und Koordination von Trainer:innen sowie Weitergabe relevanter Kursinformationen
Erfassung und Ablage von Anwesenheits-, Mitarbeits- und Zeiterfassungslisten
Erstellung von Fortbildungsbestätigungen, Zeugnissen, MPG- und Erste-Hilfe Bestätigungen
Rechnungslegung, Kontrolle der Zahlungseingänge und gegebenenfalls Mahnwesen
Erstellung und Versand von Honorarnoten sowie Kontrolle und Weiterleitung an die Buchhaltung
Digitale Archivierung, Unterstützung bei der Aktualisierung digitaler Lern- und Lehrunterlagen sowie Erstellung interner Statistiken und Meldungen an Statistik Austria
Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams
Sonstiges
Das bietet dir der ASB
Eine langfristige und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungspotenzial in einer gemeinnützigen Organisation
Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Eigenverantwortung
Flexible Arbeitszeit und gute öffentliche Erreichbarkeit
Vielfältige und spannende Projekte mit hoher Eigenverantwortung
Entlohnung nach dem SWÖ-KV 2026 Verwendungsgruppe 5, je nach Vordienstzeiten; mindestens brutto € 2.676,40/Monat bei 37 Wochenstunden
Dienstzeiten: Mo – Do 7.30 – 16.00 Uhr, Fr 07.30 – 13.00 Uhr
Vollzeit
€ 2.676